Negli ultimi due anni abbiamo assistito a un boom delle firme elettroniche. Abbiamo visto aziende di tutte le dimensioni passare rapidamente al cloud e i loro dipendenti lavorare da casa. Con questo nuovo contesto, la firma elettronica è diventata rapidamente uno strumento essenziale nel nuovo spazio di lavoro digitale. L’inizio di un nuovo anno è un buon momento per fare il punto sul modo in cui la tua organizzazione gestisce le aziende e immaginare nuovi modi per crescere. Abbiamo studiato la recente crescita della firma elettronica e analizzato le tendenze attuali. Abbiamo messo insieme di previsioni su come sarà il futuro della firma elettronica nel 2022 e oltre.
Riepilogo dei contenuti
La firma elettronica è un insieme di dati che consente di identificare il firmatario. È in grado di rilevare qualsiasi manipolazione del documento firmato, garantendone l’integrità.
La firma elettronica
Consiste nell’autogestione dell’utente, mediante la quale richiede, l’Identità Elettronica (IE) e l’autorizzazione dello Strumento di Firma Elettronica (IFE) a firmare all’interno dei servizi informatici. L’utente accetterà di comune accordo le responsabilità nei confronti della Firma Elettronica (FE) e l’ente metterà a disposizione il servizio informatico fornito a tale scopo.
Il processo di generazione dello strumento di firma elettronica (IFE) può essere eseguito tutte le volte che l’utente ne ha bisogno. Lo strumento di firma elettronica (IFE) è la combinazione di un’identità elettronica (IE) e di un codice elettronico (CE) che è stato autorizzato da AgID (Agenzia per l’Italia digitale) per il suo utilizzo nei servizi informatici dell’ente, per l’adempimento di obblighi, operazioni e procedure svolte da persone fisiche, che agiscono per conto proprio e/o rappresentano o agiscono per conto di altra persona fisica o giuridica, comprese quelle residenti all’estero.
Firma elettronica o fattura elettronica
La fattura elettronica equivale alla fattura cartacea e consiste nella trasmissione delle fatture per via elettronica (file informatici) e telematica (da un computer all’altro), firmate digitalmente con certificati riconosciuti.
La firma elettronica è uno strumento indispensabile
Negli ultimi due anni, le aziende sono cambiate in modo significativo per mantenere la continuità e offrire ai clienti un’esperienza conveniente in nuove circostanze. La firma elettronica è stato un primo passo per molti team che cercavano di passare alle operazioni a distanza in modo semplice. La nostra mostra che il 95% delle organizzazioni in tutto il mondo attualmente utilizza firme elettroniche o prevede di utilizzare firme elettroniche in futuro. Inoltre, due terzi delle aziende che attualmente utilizzano la firma elettronica l’hanno adottata solo negli ultimi due anni. Insomma, l’uso della firma elettronica è esploso. Le organizzazioni che si attengono a processi di firma obsoleti perderanno un significativo vantaggio competitivo.
Cosa significa questo per gli utenti di firme elettroniche? La concorrenza ha recuperato terreno e la linea di base è cambiata. Avere un semplice processo di firma per la collaborazione interna e le transazioni esterne non è più un elemento di differenziazione. Per riconquistare un vantaggio operativo, devi pensare in grande. Connetti più strumenti al tuo stack di firme per offrire una migliore esperienza a clienti e dipendenti. Invece di offrire solo firme elettroniche, utilizza le integrazioni per popolare automaticamente le informazioni sull’accordo. Invece di creare contratti da zero, usa i modelli per ridurre il lavoro duplicato. Verifica digitalmente l’identità del firmatario. Sviluppa firme mobili e aggiungi avvisi SMS per i clienti. Dopo aver sostituito il collo di bottiglia della firma autografa, cerca nuove parti dell’esperienza che possono essere personalizzate o migliorate con integrazioni o API.
La firma elettronica sarà un imperativo strategico
Nella maggior parte delle moderne organizzazioni odierne, la tecnologia della firma elettronica appartiene ai team che hanno maggiori probabilità di impegnarsi in accordi digitali: IT e legale. Una recente ricerca rivela che oltre il 70% delle organizzazioni fa affidamento su uno di questi due team per essere il leader principale per l’espansione della firma elettronica interna. Sebbene possa essere il caso che i team IT o legali inizialmente abbiano spinto gli sforzi per adottare le firme elettroniche, la proprietà del processo di transazione è in qualche modo maggiore di qualsiasi singola squadra.
Man mano che più accordi vengono generati, negoziati, completati e archiviati digitalmente, ogni team di un’organizzazione si interesserà a parte del panorama più ampio della firma elettronica. Le risorse umane vorranno semplificare le pratiche burocratiche di assunzione e di inserimento (soprattutto se quelle nuove assunzioni sono remote). Le vendite vorranno semplificare la creazione e l’approvazione dei contratti. Gli acquisti vorranno migliorare la flessibilità nella negoziazione con i fornitori nuovi ed esistenti. Legale e IT continueranno a partecipare come proprietari centrali, ma altri team investiranno di più nel successo della firma elettronica.