Telefono VoIP

Ecco come la telefonia VoIP può apportare vantaggi alla tua azienda.

Nelle comunicazioni aziendali, hai bisogno di una tecnologia affidabile per rimanere connesso con clienti e dipendenti. Probabilmente hai sentito che i sistemi telefonici VoIP sono la strada da seguire, ma potresti essere diffidente sull’aggiornamento.

La buona notizia è che i numeri VoIP sono facili da installare, molto più efficienti dei telefoni fissi, e ti faranno risparmiare denaro! Ci resta solo da scoprire come funziona e quali sono i vataggi.

Se non sei sicuro di capire di cosa stiamo parlando, siamo qui per aiutarti. Di seguito gli argomenti trattati.

Cos’è il VoIP?

VoIP sta per Voice over Internet Protocol. È fondamentalmente un insieme di tecnologie che permette agli utenti di fare e ricevere chiamate telefoniche attraverso una connessione internet, invece di usare la tradizionale rete telefonica pubblica commutata (PSTN).

Un servizio telefonico VoIP ti permette di fare e ricevere chiamate tramite un telefono IP dedicato, il tuo telefono esistente tramite un adattatore, o un software sul tuo computer. Le soluzioni VoIP più recenti (alcuni le chiamano telefoni virtuali) in genere ospitano reti telefoniche avanzate nel cloud, comprese funzioni telefoniche come:

• Instradamento delle chiamate
• ID chiamante
• Registrazione delle chiamate
• Chiamate a lunga distanza

Il VoIP è una parte fondamentale delle comunicazioni unificate, che è un approccio alle comunicazioni aziendali che include videoconferenze, messaggistica istantanea e altre comunicazioni basate sul web in cima alle chiamate vocali.

Come funziona il VoIP

Per effettuare o ricevere una chiamata VoIP, tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione internet stabile e un software o hardware adatto per accedere al tuo sistema VoIP.

La tecnologia usa dei “protocolli” per convertire i segnali vocali (chiamate telefoniche) o multimediali (documenti o testo SMS) in “pacchetti” di dati.

Questi pacchetti sono trasmessi su connessioni a banda larga o Wi-Fi all’interno di una Wide-Area Network (WAN) o Local Area Network (LAN). Il telefono all’estremità ricevente decomprime i dati e li riproduce perché il destinatario possa ascoltarli o vederli.

I protocolli sono responsabili di stabilire la connessione e assicurarsi che i pacchetti raggiungano la loro destinazione. Un insieme di protocolli di controllo, ognuno con funzioni diverse, lavora insieme in tempo reale per replicare le funzioni della telefonia tradizionale. I protocolli principali sono:

• Session Initiation Protocol
• Protocollo di trasporto in tempo reale
• Protocollo di controllo della trasmissione
• User Datagram Protocol (UDP)

Session Initiation Protocol o SIP

Questo è il componente di segnalazione della tecnologia. Avvia la chiamata (quando componi un numero di telefono), stabilisce una connessione e la termina quando hai finito.

Protocollo di trasporto in tempo reale o RTP

L’RTP è responsabile del trasporto del pacchetto di dati audio vocali digitali avanti e indietro durante le chiamate telefoniche VoIP. Utilizza i codec (dispositivi che codificano o decodificano un segnale di dati) per decomprimere i dati in modo che i destinatari possano sentirli.

Transmission Control Protocol (TCP) e User Datagram Protocol (UDP)

Questi sono i due principali protocolli di trasporto usati per la trasmissione dei dati nel VoIP.

TCP è più lento ma più preciso, mentre UDP è super-veloce ma può sperimentare la “perdita di pacchetti”, che può portare a una qualità della voce più scadente. Le migliori aziende VoIP usano entrambi per garantire la migliore qualità ed efficienza.

Cosa sono i telefoni VoIP?

Un telefono VoIP è un pezzo di software o hardware che permette agli utenti di effettuare chiamate VoIP. Come abbiamo detto prima, ci sono diverse opzioni tra cui scegliere:

Telefoni IP

I telefoni IP (o telefoni internet) sembrano e si comportano più o meno come i telefoni analogici o i telefoni fissi, quindi non devi preoccuparti di imparare a usarli.

La differenza è che sono collegati a un modem gateway VoIP invece che a una rete fissa. Basta collegare i telefoni alla tua connessione internet e puoi immediatamente fare o ricevere chiamate.

Telefoni per conferenze VoIP

Un telefono per conferenze è un tipo speciale di telefono progettato per chiamate in conferenza con diverse persone. In origine, erano simili ai telefoni da scrivania, ma al giorno d’oggi sono molto più sofisticati e possono offrire caratteristiche come i touch screen, oltre a design che massimizzano gli spazi come le sale conferenze.

I telefoni per conferenze come il Polycom VVX sono ottimizzati per la migliore qualità audio, il che significa che tutti possono sentire altrettanto bene come potrebbero in una riunione di persona. Hanno caratteristiche intelligenti come il vivavoce e le selezioni rapide.

Adattatori telefonici analogici (ATA)

Se non vuoi ancora passare ai telefoni IP, puoi usare un adattatore VoIP per trasformare il tuo telefono analogico esistente in un dispositivo abilitato al VoIP.

Gli ATA convertono l’audio analogico in segnali digitali, il che significa che i telefoni normali possono diventare parte della tua rete VoIP e possono trarre vantaggio da tutte quelle caratteristiche extra.

Softphones

Un’altra opzione è quella di effettuare chiamate VoIP tramite il tuo computer o dispositivo mobile intelligente. Con un’applicazione (voip app) o un software (softphone) del tuo provider VoIP, i tuoi smartphone e computer possono essere usati per chiamare i tuoi contatti.

Ci sono molti telefoni VoIP sul mercato, tutti offrono diverse funzionalità e caratteristiche. Il gergo può essere un po’ opprimente – potresti vedere:

• Video telefoni
• Bluetooth e telefoni senza fili
• DECT (digital enhanced cordless telecommunications)

Quali sono i vantaggi dei sistemi telefonici VoIP?

Ci sono così tanti benefici che è difficile sapere da dove cominciare! Qui ci sono solo alcuni dei migliori:

• Costo
• Convenienza
• Flessibilità
• Scalabilità
• Funzionalità

Cominciamo con i costi. La tecnologia VoIP può tradursi in grandi risparmi per le aziende di tutti i tipi e dimensioni, grazie alla ridotta infrastruttura richiesta per fornire le chiamate telefoniche. Anche le chiamate internazionali costano meno con il VoIP rispetto alle tariffe di un servizio telefonico tradizionale.

I sistemi telefonici aziendali con linee multiple si basavano su un centralino telefonico privato (PBX), che dirigeva e instradava le chiamate da e verso una rete telefonica privata a linee interne ed esterne a quella rete. Con questo modello, hai bisogno di grandi e costose attrezzature da immagazzinare in loco, oltre a personale specializzato per installarle e mantenerle.

Anche se molti PBX ora usano la tecnologia digitale, è sicuramente più conveniente ed efficiente sceglierne uno che funziona con un sistema VoIP ospitato nel cloud. Con questa configurazione le chiamate vocali vengono instradate attraverso un centro dati centrale senza bisogno di hardware PBX da parte tua (e nessuna manutenzione da affrontare).

Ecco alcuni altri vantaggi del VoIP PBX:

• Si può accedere in qualsiasi momento e ovunque – perfetto per il lavoro a distanza
• Gli aggiornamenti e gli upgrade del sistema appaiono automaticamente
• Se vai con un fornitore leader, puoi usare la tua connessione internet e il numero di telefono esistenti con il loro servizio
• I sistemi VoIP possono essere impostati per PoE (Power over Ethernet) utilizzando un cavo di rete invece di un adattatore di alimentazione tradizionale. Questo significa meno trasformatori collegati all’alimentazione. Basta collegare i telefoni, le applicazioni e gli adattatori alla rete, e sei pronto a partire.

Il VoIP ti dà molta flessibilità come sistema telefonico aziendale, dal momento che può essere utilizzato su più dispositivi (compresi i telefoni tradizionali con adattatori). Ed è scalabile man mano che il tuo business cresce, dato che è facile aggiungere altri utenti agli account VoIP senza il costo o il fastidio di installare fisicamente linee extra.

I migliori fornitori di servizi VoIP includono una vasta gamma di caratteristiche avanzate, che prima non erano accessibili a molte piccole imprese. Cerca la registrazione delle chiamate, messaggi istantanei, voicemail-to-email, musica in attesa, e comuni integrazioni di applicazioni aziendali.

Telefoni aziendali e VoIP aziendale

I sistemi telefonici VoIP possono essere usati sia per la tua azienda che per la tua casa, dato che il risparmio sui costi e l’efficienza sono ugualmente preziosi per le aziende e le famiglie.

C’è, tuttavia, una differenza tra il VoIP aziendale e quello domestico, in quanto i sistemi progettati per l’uso aziendale richiedono caratteristiche extra e devono essere abbastanza robusti per un uso intenso.

Come abbiamo spiegato, un servizio telefonico VoIP è più semplice e veloce da implementare rispetto a un sistema tradizionale, e rappresenta un costo totale di proprietà molto più basso. I servizi VoIP aziendali sono dotati di funzioni avanzate e personalizzabili, che vengono aggiornate regolarmente per un flusso di lavoro efficiente.

Accanto alle funzioni tipiche dei sistemi telefonici PBX tradizionali, come la segreteria telefonica e il trasferimento di chiamata, il VoIP aziendale può anche offrire caratteristiche utili come:

• Chiamate interurbane illimitate
• Applicazioni mobili per team remoti
• Registrazione delle chiamate
• Trascrizioni della casella vocale
• Instradamento automatico delle chiamate
• Risposta vocale interattiva (IVR)
• Analisi

Questo livello di funzionalità aiuta le imprese a ottimizzare i loro flussi di lavoro in modo molto più efficiente di quanto potrebbero con un servizio telefonico regolare.

Consente anche di impostare “gruppi di suoneria”, che distribuiscono le chiamate a un determinato insieme di telefoni nella rete e possono essere configurati per un elevato volume di chiamate. La composizione degli interni VoIP permette di controllare se una chiamata viene instradata al telefono fisso, al computer o al dispositivo mobile.

Le aziende troveranno anche utile se il loro sistema VoIP si integra con i sistemi esistenti, come il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Microsoft Dynamics, Zendesk o Salesforce.